Automatische berichten in Open Dental

Om bij de berichten te komen die automatisch gestuurd worden, moet je eerst op de kop “Eservices” klikken in de toolbar omcirkeld in rood en daarna op “Automated messaging”. 

Wanneer je op dit scherm komt moet je eerst bij clinic (dat omcirkeld is) de kliniek van Oosterhout kiezen.  

 

We gebruiken 3 soorten berichten: Thank-you, Confirmation en Reminder. 

 

Thank you: Een bericht (sms + e-mail) die naar een patiënt gestuurd wordt nadat hij/zij een afspraak heeft gemaakt (1 uur na het maken van de afspraak). Hierin zit ook een link naar de anamnese die de patiënt, wanneer nodig, kan invullen. De gegevens die daarin ingevuld worden kan je ophalen vanuit de patiënt zijn chart en laten importeren (zie handleiding importeren anamnese voor uitleg).  

Voorbeeld emai;

Confirmation: Een bericht (SMS) die 7 dagen voor de afspraak wordt gestuurd. In de SMS wordt er aan de patiënt een bevestiging gevraagd. Ze kunnen de afspraak bevestigen door een C terug te sturen. Als de afspraak niet bevestigd wordt, krijgen ze 3 dagen van te voren weer een bericht met het verzoek de afspraak te bevestigen.   

 

Voorbeeld SMS; 

Reminder: Een herinnering (SMS + e-mail) voor de patiënt dat hij/zij binnenkort een afspraak heeft. De reminder wordt 2 dagen voor de afspraak gestuurd als de afspraak bevestigd is door de patiënt. 

Wanneer je dubbelklikt op een van de bericht templates kom je op dit scherm terecht.  

 

In dit scherm kun je de tekst bewerken. Ook kun je hier aanpassen wanneer de e-mails/SMS’jes gestuurd worden. De reminder bijvoorbeeld wordt nu 2 dagen voor een afspraak verstuurd, maar dat kan ook veranderd worden naar 3 of 4 dagen.  

 

Om het e-mailbericht aan te passen moet je eerst op “Edit” drukken en dan kan je het bericht aan de linkerkant aanpassen en zie je aan de rechterkant het voorbeeld.

Wanneer je de ‘advanced’ knop klikt kom je op dit scherm terecht.  

 

Ik denk dat je hierin de berichten kan aanpassen die gestuurd worden naar families. Of deze wordt gestuurd wanneer een patiënt meerdere afspraken heeft, ik weet het niet helemaal zeker. 

Hoe het te werk gaat

Wanneer de Eservice geactiveerd is, worden er naar elke patiënt bovenstaande berichten (thank you, confirmation of reminder) gestuurd. Het systeem probeert eerst een SMS te sturen en als dat niet lukt dan wordt er een e-mail gestuurd (dit geldt enkel voor het ‘thank you’ bericht.  

 

De patiënt kan, als hij/zij wil, “Opt out” terug sms’en zodat hij/zij geen sms berichten meer ontvangt.  

Je kan ook handmatig het ‘texten’ (sms’jes) uitzetten bij elke patiënt door naar de gegevens te gaan en het “Text OK” veld naar No te zetten. 

 

Als de patiënt geen e-mails meer wilt ontvangen dan kun je dit uitschakelen bij ‘exclude automated msgs’. Selecteer dan ‘e-mails’.